Sie sind Erbe oder Testamentsvollstrecker. In diesem Fall gibt es verschiedene Anlässe, für die Sie ein Nachlassverzeichnis erstellen müssen. Hier erklären wir Ihnen, wer wann und zu welchem Zweck ein Nachlassverzeichnis ausfüllen muss.
Mit dem Erbfall übernehmen die Erben die Rechte und Pflichten des/der Verstorbenen. Dies nennt sich Nachlass und umfasst sein/ihr Vermögen mit allen Vermögensgegenständen, Schulden und Verbindlichkeiten. Ein Nachlassverzeichnis ist also im Kern ein Inventar, das die Vermögensgegenstände, Schulden und Verbindlichkeiten des/der Verstorbenen enthält.
Das klingt erst einmal überschaubar, wird dann aber schnell unübersichtlicher, wenn man sich verdeutlicht, dass nicht nur die Erben ein Interesse am Nachlass haben. Ein Interesse am Nachlassverzeichnis des Erben haben z.B. folgende Personen und Institutionen:
Sie erfahren in den folgenden Abschnitten mehr über die verschiedenen Situationen, in denen ein Nachlassverzeichnis zu erstellen ist.
Gemeinsam ist allen Nachlassverzeichnissen, dass in ihnen die Vermögenswerte und Schulden/Verbindlichkeiten des/der Verstorbenen enthalten sein müssen. Vermögenswerte sind z.B. Fahrzeuge, Häuser und Wohnungen, Schmuck, Möbel, aber auch Bargeld, Bankguthaben und Finanzanlagen. Schulden und Verbindlichkeiten sind z.B. noch nicht abbezahlte Kredite oder Geld, das die/der Verstorbene sich bei Freunden und Verwandten geliehen und noch nicht zurückgezahlt hat.
Im Nachlassverzeichnis werden (nur) die Vermögenswerte erfasst, die sich im Eigentum des/der Verstorbenen befanden oder ihm/ihr als Inhaber/in zustehen, und die Schulden und Verbindlichkeiten, die der/die Verstorbene eingegangen ist. Bei Gemeinschaftseigentum (wie z.B. einer gemeinsam gekauften Wohnung oder einem gemeinsamen Fahrzeug), Anteilen an Vermögensgegenständen (wie gemeinsame Finanzanlagen oder Anteilen an Unternehmen) und Gemeinschaftsschulden (wie einem gemeinsamen Kredit) wird jeweils nur der Anteil des/der Verstorbenen angesetzt.
Je nach Zweck und gesetzlicher Vorschrift, die Erben zur Erstellung eines Nachlassverzeichnisses zwingt, unterscheiden sich Nachlassverzeichnisse im Einzelnen erheblich voneinander*:
* Dieser Überblick stellt nur einige der Unterschiede dar und ist nicht vollständig.
Im Erblotsen können Sie selbst Nachlassverzeichnisse erstellen. Sie erhalten eine genaue und leicht zu befolgende Anleitung, die Ihnen erklärt, welche Daten sie hierfür jeweils aufnehmen müssen. Die Daten stehen im Anschluss für weitere Verzeichnisse bereit, die Sie erstellen wollen oder müssen, und müssen nicht erneut eingegeben und ermittelt werden. Die Daten können Sie mit Notaren, Rechtsanwälten und Steuerberatern teilen; dies erleichtert Ihnen die Arbeit. Sie können ferner für die spätere Verteilung des Erbes unter den Miterben und ggfs. unter Pflichtteilsberechtigten nachvollziehen, wie sich der Wert des Nachlasses und ihr Anteil daran über die Zeit verändert.
In folgenden Fällen sind Erben verpflichtet, ein Nachlassverzeichnis zu erstellen:
Weiterhin ist die Erstellung eines Nachlassverzeichnisses in folgenden Fällen sinnvoll:
Der Testamentsvollstrecker hat für die Erben ein Nachlassverzeichnis zu erstellen und dieses den Erben zu übergeben. Während die Erben zur Anzeige des Erbfalls beim Finanzamt zuständig bleiben, hat der Testamentsvollstrecker die Erbschaftsteuererklärung zu erstellen. Der Testamentsvollstrecker hat in der Regel auch das Nachlassverzeichnis zu erstellen, das der Verteilung des Nachlasses unter den Erben zugrunde gelegt wird.
Der jeweils Auskunftsberechtigte, z.B. der Pflichtteilsberechtigte, der ein notarielles Nachlassverzeichnis einfordert, kann bei gesetzlicher Anordnung (s.o. Ziffer 2.), z.B. im Falle des Pflichtteilsberechtigten, der ein Nachlassverzeichnis fordert, die Aufnahme des Nachlassverzeichnisses durch einen Notar oder dessen Hinzuziehung verlangen. Der hiermit von ihm beauftragte Notar ist dann gem. § 20 Abs. 1 BNotO zur Aufnahme oder Überprüfung des Nachlassverzeichnisses zuständig. Soweit es das Gesetz anordnet, müssen die Notarkosten aus dem Nachlass beglichen werden.
Der Pflichtteilsberechtigte kann von den Erben ein Nachlassverzeichnis fordern. Er hat dabei gegenüber den Erben Anspruch darauf, bei der Aufnahme der Nachlassgegenstände einbezogen zu werden und anwesend zu sein. Er kann auch verlangen, dass ein Notar das Nachlassverzeichnis erstellt.
Pflichtteilsberechtigte finden hier einen Mustertext als Email an die Erben mit der Bitte, ein Nachlassverzeichnis zu erstellen:
Allen Nachlassverzeichnissen ist gemein, dass sie eine Aufstellung der Vermögensgegenstände sowie Schulden und Verbindlichkeiten des/der Verstorbenen enthalten. Je nach Anlass und Zweck des Nachlassverzeichnisses sind darüber hinaus weitergehende Angaben zu machen.
Wenn ein Nachlassverzeichnis auf Verlangen einer Behörde (z.B. eines Finanzamts) oder des Nachlassgerichts (z.B. für den Erbschein) zu erstellen ist, werden den Erben in der Regel amtliche Vordrucke zur Verfügung gestellt. Amtliche Vordrucke für die Erbschaftssteuererklärung finden Sie z.B. auf den Seiten der Stadt Berlin.
Die Nachlassgerichte arbeiten je nach Bundesland mit unterschiedlichen Vordrucken (ein Beispiel finden Sie auf den Seiten des sächsischen Justizministeriums). Häufig werden die Erben gebeten, in das eigentliche Nachlassverzeichnis nur zusammengefasste Werte, also Summen, für Gruppen von Vermögensgegenständen aufzunehmen und die Einzelgegenstände dann im Anhang gesondert aufzuführen.
Der Erblotse hat ein universelles Nachlassverzeichnis entwickelt, in das die einzelnen Werte eingegeben werden können. Die Daten aus dem von Ihnen erstellten Nachlassverzeichnis können Sie für weitere Nachlassverzeichnisse übernehmen und anpassen.
Wer durch den Todesfall etwas erwirbt (z.B. Erbe, Vermächtnisnehmer) ist binnen einer Frist von drei Monaten nach erlangter Kenntnis von der Erbschaft verpflichtet, diese dem zuständigen Erbschaftssteuerfinanzamt schriftlich anzuzeigen. Die Erwerber müssen eine Erbschaftsteuererklärung auf amtlichem Vordruck nur dann abgeben, wenn das Finanzamt sie hierzu auffordert. Das Finanzamt muss Ihnen mindestens einen Monat Zeit geben, um die Erbschaftssteuererklärung einzureichen.
Ist ein Nachlassverzeichnis bei einem Gericht einzureichen, sind die durch das Gericht gesetzten Fristen entscheidend und zu beachten.
Verlangt ein Berechtigter (z.B. Pflichtteilsberechtigter) die Erstellung eines Nachlassverzeichnisses, so gibt es hier keine gesetzliche Frist zur Erstellung und Abgabe. Wird das berechtigte Auskunftsverlangen aber nicht in angemessener Zeit erfüllt, kann der Auskunftsberechtigte aber ggfs. einen Notar mit der Erstellung beauftragen oder den Rechtsweg beschreiten.
Das privat von Erben erstellte Nachlassverzeichnis löst naturgemäß keine Kosten aus. Kosten fallen nur an, wenn hierfür die Hilfe z.B. eines Rechtsanwalts oder Steuerberaters in Anspruch genommen wird oder eine Behörde oder ein Notar das Nachlassverzeichnis erstellt.
Wird im Erbscheinsverfahren (d.h. beim Antrag auf Erteilung eines Erbscheins) ein Notar von den Erben hinzugezogen, so fällt keine separate Gebühr für die Erstellung des Nachlassverzeichnisses an. Die Erstellung des Nachlassverzeichnisses ist in diesem Fall ein Bestandteil der Rechnung des Notars für das Erbscheinsverfahren.
Das Nachlassgericht ist u.a. für Nachlasssachen zuständig. Zu den Aufgaben des Nachlassgerichts gehört auch die Eröffnung von Testamenten und Erbverträgen. Testamente und Erbverträge bezeichnet man auch als letztwillige Verfügung. Hat der/die Verstorbene seine letztwillige Verfügung in amtliche Verwahrung, z.B. bei einem Notar, gegeben, wird dies dem Standesamt des Geburtsorts des/der Verstorbenen mitgeteilt und die letztwillige Verfügung wird im Zentralen Testamentsregister registriert. Wird im Todesfall das Standesamt informiert, z.B. durch den Bestatter, so ist in diesem Fall gewährleistet, dass das zuständige Nachlassgericht informiert wird. Das Nachlassgericht informiert dann auch die Erben.
Wenn sich das Testament nicht schon in amtlicher Verwahrung, z.B. bei einem Notar befindet, ist es beim Nachlassgericht abzuliefern. Wird das Testament nicht abgeliefert und erfährt das Gericht auch sonst nichts vom Todesfall, kann es die Erben nicht bestimmen und informieren. Es ist deshalb ratsam, dass diejenigen, die ein Recht am Nachlass geltend machen wollen, das Nachlassgericht über den Todesfall informieren.
Mehrere Erben bilden eine sogenannte Erbengemeinschaft. Der Nachlass, d.h. das Erbe, steht ihnen gemeinsam zu. Das gilt in der Regel auch für die Vermögensgegenstände, die zum Nachlass gehören: Sie stehen den Erben gemeinsam zu, kein Erbe hat Anspruch auf oder an einem einzelnen Gegenstand des Nachlasses.
Die Erbengemeinschaft ist ihrer Natur nach auf Auflösung und Auseinandersetzung der Erben gerichtet, d.h. die Erben verwalten den Nachlass so lange gemeinsam, bis sie sich auf dessen Verteilung geeinigt haben. Ist ein Testamentsvollstrecker für den Nachlass bestellt, steht ihm die Verwaltungs- und Verfügungsbefugnis zu, er hat die Aufgabe, die Verteilung unter den Erben zu bewirken.
Bei der Verteilung sind die Anordnungen des/der Verstorbenen zu beachten. Können sich die Erben nicht auf eine Verteilung einigen, stehen ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung: