Wann und wofür benötige ich ein Nachlassverzeichnis?

Sie sind Erbe oder Testamentsvollstrecker. Dann gibt es verschiedene Anlässe für die Sie ein Nachlassverzeichnis ausfüllen müssen. Hier erklären wir Ihnen, wer wann und zu welchem Zweck ein Nachlassverzeichnis ausfüllen muss.

1. was ist ein nachlassverzeichnis - was gehört zum Nachlass und was nicht?

Mit dem Erbfall übernehmen die Erben die Rechte und Pflichten des/der Verstorbenen. Dies nennt sich Nachlass und umfasst sein/ihr Vermögen mit allen Vermögensgegenständen, Schulden und Verbindlichkeiten. Ein Nachlassverzeichnis ist also im Kern ein Inventar, das die Vermögensgegenstände, Schulden und Verbindlichkeiten des/der Verstorbenen enthält.

Das klingt erst einmal überschaubar, wird dann aber schnell unübersichtlicher, wenn man sich verdeutlicht, dass nicht nur die Erben ein Interesse am Nachlass haben. Ein Interesse am Nachlassverzeichnis des Erben haben z.B. folgende Personen und Institutionen:

  • Das Nachlassgericht benötigt ein Nachlassverzeichnis, um den Erben einen Erbschein auszustellen, mit dem Sie z.B. als neue Eigentümer im Grundbuch des Nachlass-Grundstücks eingetragen werden. Die dabei fälligen Gerichtsgebühren werden auf Basis des Nachlasswerts berechnet

  • Der enterbte und pflichtteilsberechtigte Abkömmling hat einen Anspruch auf ein Nachlassverzeichnis, weil ihr/sein Anteil an der Höhe des Nachlasses bemessen wird.

  • Die Steuerbehörden brauchen ein Nachlassverzeichnis für Zwecke der Erbschaftsteuer.

Sie erfahren in den folgenden Abschnitten mehr über die verschiedenen Situationen, in denen ein Nachlassverzeichnis zu erstellen ist.

Gemeinsam ist allen Nachlassverzeichnissen, dass in ihnen die Vermögenswerte und Schulden/Verbindlichkeiten des/der Verstorbenen enthalten sein müssen. Vermögenswerte sind z.B. Fahrzeuge, Häuser und Wohnungen, Schmuck, Möbel aber auch Bargeld, Bankguthaben und Finanzanlagen. Schulden und Verbindlichkeiten sind z.B. noch nicht abbezahlte Kredite oder Geld, das die/der Verstorbene sich bei Freunden und Verwandten geliehen und noch nicht zurückgezahlt hat.

ImNachlassverzeichnis werden (nur) die Vermögenswerte erfasst, die sich im Eigentum des/der Verstorbenen befanden oder ihm/ihr als Inhaber/in zustehen, und die Schulden und Verbindlichkeiten, die der/die Verstorbene eingegangen ist. Bei Gemeinschaftseigentum (wie z.B. einer gemeinsam gekauften Wohnung oder einem gemeinsamen Fahrzeug), Anteilen an Vermögensgegenständen (wie gemeinsame Finanzanlagen oder Anteilen an Unternehmen) und Gemeinschaftsschulden (wie einem gemeinsamen Kredit) wird jeweils nur der Anteil des/der Verstorbenen angesetzt.

Je nach Zweck und gesetzlicher Vorschrift, die Erben zur Erstellung eines Nachlassverzeichnisses zwingt, unterscheiden sich Nachlassverzeichnisse im Einzelnen erheblich voneinander*:

* Dieser Überblick stellt nur einige der Unterschiede dar und ist nicht vollständig.

Im Erblotsen können Sie selbst Nachlassverzeichnisse erstellen. Sie erhalten eine genaue und leicht zu befolgende Anleitung, die Ihnen erklärt, welche Daten sie hierfür jeweils aufnehmen müssen. Die Daten stehen im Anschluss für weitere Verzeichnisse bereit, die Sie erstellen wollen oder müssen, und müssen nicht erneut eingegeben und ermittelt werden. Die Daten können Sie mit Notaren, Rechtsanwälten und Steuerberatern teilen; dies erleichtert Ihnen die Arbeit. Sie können ferner für die spätere Verteilung des Erbes unter den Miterben und ggfs. unter Pflichtteilsberechtigten nachvollziehen, wie sich der Wert des Nachlasses und ihr Anteil daran über die Zeit verändert.


2. Welche Nachlassverzeichnisse müssen bzw. sollten die Erben erstellen?

In folgenden Fällen sind Erben verpflichtet, ein Nachlassverzeichnis zu erstellen:

  • Pflichten der Erben im Erbscheinverfahren: Soweit die Erben die Erteilung eines Erbscheins beantragen, etwa weil sie den Erbschein zur Umtragung des Haus-, Wohnungs- oder Grundstückseigentums der/des Verstorbenen im Grundbuch benötigen, haben sie für das Nachlassgericht ein Nachlassverzeichnis auf den Todestag zu erstellen und dessen Richtigkeit zu versichern.  Auf den Todestag heißt in diesem Fall, dass die Werte eingetragen werden, die die Vermögensgegenstände am Todestag hatten, z.B. Bargeldbestand, Aktien etc.

  • Pflichten der Erben gegenüber Miterben: Gibt es mehrere Erben, so hat zumeist nicht jeder Erbe denselben Überblick über den Nachlass. Jeder Erbe hat aber unabhängig von seiner Erbquote grundsätzlich Anspruch darauf, dass ihm die anderen Erben Auskunft über den Bestand der Erbschaft und den Verbleib von Nachlassgegenständen erteilen. Das gilt vor allem, wenn einzelne Erben Nachlassgegenstände in Besitz nehmen und die anderen Erben hierauf keinen Zugriff haben, z.B. bei Nutzung des Fahrzeugs des/derVerstorbenen. Der sogenannte Erbschaftsbesitzer muss dann den anderen Erben ein Nachlassverzeichnis über den Nachlass, den er im Besitz hat, erteilen. Unterlässt er dies oder bestehen Anhaltspunkte dafür, dass er unzureichend Rechenschaft abgelegt hat, können die übrigen Erben verlangen, dass er an Eidesstatt versichert, die Auskunft nach bestem Wissen vollständig und richtig erteilt zu haben. Die Erben sind einander auch zur Rechenschaft über Schenkungen des Erblassers, die dieser zu Lebzeiten gemacht hat, verpflichtet; solche sog. lebzeitigen Schenkungen können im Rahmen der Erbverteilung ausgleichspflichtig sein.

  • Anspruch des Pflichtteilsberechtigten: Der Pflichtteilsberechtigte ist jemand, der nach der gesetzlichen Erbfolge erbberechtigt wäre, jedoch z.B. in einem Testament vom Erbe ausgeschossen wurde. Der Pflichtteilsberechtigte hat gegen die Erben einen Anspruch auf Auskunft über den Bestand des Nachlasses. Denn der Wert des Nachlasses ist für seinen Pflichtteilsanspruch maßgebend. Die Erben sind ihm gegenüber zur Erstellung eines Nachlassverzeichnisses mit Werten zum Todestag verpflichtet. Der Pflichtteilsberechtigte kann verlangen, bei der Aufnahme der Nachlassgegenstände in das Nachlassverzeichnis zugezogen zu werden, d.h. anwesend zu sein. Er kann auch verlangen, dass das Verzeichnis durch die zuständige Behörde oder einen Notar aufgenommen wird. Die Kosten hierfür sind aus dem Nachlass zu begleichen.

  • Erbschaftsteuer: Die Erben sind verpflichtet, den Erbfall beim zuständigen Finanzamt anzuzeigen und bei Aufforderung durch das Finanzamt innerhalb eines Monats eine Erbschaftsteuererklärung einzureichen. Ist durch letztwillige Verfügung des/der Verstorbenen ein Testamentsvollstrecker eingesetzt, haben die Erben die Anzeige zu erstatten und der Testamentsvollstrecker hat die Steuererklärung abzugeben. Bestandteil der Erbschaftsteuererklärung ist auch ein Nachlassverzeichnis. Für die bloße Anzeige des Erbfalls beim Finanzamt verlangen die Finanzbehörden teilweise bereits die Aufstellung eines Nachlassverzeichnisses, das allerdings hinter den Anforderungen an die Erbschaftsteuererklärung zurückbleibt (ein Beispiel für einen amtlichenVordruck der Anzeige finden Sie unter diesem Link https://www.finanzamt.bayern.de/Informationen/Formulare/Weitere_Themen_A_bis_Z/Erbschaft-_und_Schenkungsteuer/Anzeige_eines_Erwerbs_von_Todes_wegen-ges.pdf.)

  • Pflichten der Eltern minderjähriger Erben: Die Eltern eines minderjährigen Erben haben ein Nachlassverzeichnis zu erstellen und beim Familiengericht einzureichen, wenn der Wert des Vermögenserwerbs einen Wert von EUR 15.000,00 übersteigt und der/die Verstorbene in der letztwilligen Verfügung keine andere Anordnung getroffen hat. Kommen die Eltern dieser Pflicht nicht oder nicht genügend nach, kann das Familiengericht die Aufnahme des Verzeichnisses durch die Behörde oder einen Notar anordnen.

  • Pflicht des Vorerben gegenüber Nacherben:  Ist jemand durch letztwillige Verfügung des/der Verstorbenen wirksam zum Vorerben bestimmt, haben die Nacherben Anspruch auf Erstellung eines Nachlassverzeichnisses durch den Vorerben. DasNachlassverzeichnis wird nicht auf den Todestag, sondern zum jeweiligen Erstellungstag erstellt; Wertschätzungen und der Ausweis von Verbindlichkeiten können unterbleiben. Der Nacherbe kann verlangen, bei der Aufnahme der Nachlassgegenstände zugezogen zu werden. Er kann auch verlangen, dass das Verzeichnis durch die zuständige Behörde oder einen Notar aufgenommen wird. Die Kosten hierfür sind aus dem Nachlass zu begleichen.

 

Weiterhin ist die Erstellung einesNachlassverzeichnisses in folgenden Fällen sinnvoll:

  • Ausschlagung und Haftungsbeschränkung: Sind die Erben zunächst nicht sicher, ob der Nachlass überschuldet ist, sollten sie zeitnah ein Nachlassverzeichnis erstellen, um sachgerecht über eine Ausschlagung entscheiden zu können. Alternativ kann ein vollständiges und richtiges Nachlassverzeichnis dazu dienen, die Haftung der Erben für Nachlassverbindlichkeiten auf den Nachlass zu beschränken. Ansonsten haften die Erben mit ihrem persönlichen Vermögen für die Nachlassverbindlichkeiten.

  • MehrereErben erben gemeinsam: Erben mehrere Erben, so werden sie früher oder später entscheiden müssen, wie sie den Nachlass verwalten und untereinander aufteilen wollen. Dabei müssen sie auch entscheiden, wie ggf. Schenkungen zu Lebzeiten der/des Verstorbenen, Leistungen und Auslagen hierbei zu berücksichtigen sind. Da sich Wert und Zusammensetzung des Nachlasses im Laufe der Zeit verändern (z.B. durch Veräußerungen von Vermögensgegenständen wie z.B. Fahrzeugen, Wertschwankungen z.B. bei Aktien und anfallende Kosten), ist der Nachlass hierfür vom Todestag an fortzuschreiben auf den Tag der sog. Auseinandersetzung der Erbengemeinschaft, d.h. der  Verteilung des Nachlasses unter den Erben. Hierfür und für die sachgerechte und konfliktfreie Verteilung ist es zweckmäßig, ein Nachlassverzeichnis zu erstellen.


3. Welche Nachlassverzeichnisse muss bzw. sollte der Testamentsvollstrecker erstellen?

Der Testamentsvollstrecker hat für die Erben ein Nachlassverzeichnis zu erstellen und dieses den Erben zu übergeben. Während die Erben zur Anzeige des Erbfalls beim Finanzamt zuständig bleiben, hat der Testamentsvollstrecker die Erbschaftsteuererklärung zu erstellen. Der Testamentsvollstrecker hat in der Regel auch dasNachlassverzeichnis zu erstellen, das der Verteilung des Nachlasses unter denErben zugrunde gelegt wird.

4. In welchen Fällen ist ein notarielles Nachlassverzeichnis zu erstellen und wer beauftragt/zahlt den Notar?

Der jeweils Auskunftsberechtigte, z.B. der Pflichtteilsberechtigte, der ein notarielles Nachlassverzeichnis einfordert, kann bei gesetzlicher Anordnung (s.o. Ziffer2.), z.B. im Falle des Pflichtteilsberechtigten, der ein Nachlassverzeichnis fordert, die Aufnahme des Nachlassverzeichnisses durch einen Notar oder dessen Hinzuziehung verlangen. Der hiermit von ihm beauftragte Notar ist dann gem. § 20 Abs. 1BNotO zur Aufnahme oder Überprüfung des Nachlassverzeichnisses zuständig. Soweit es das Gesetz anordnet, müssen die Notarkosten aus dem Nachlass beglichen werden.

5. welche nachlassinformationen/nachlassverzeichnisse kann der Pflichtteilsberechtigte von den Erben verlangen?

Der Pflichtteilsberechtigte kann von den Erben ein Nachlassverzeichnis fordern. Er hat dabei gegenüber den Erben Anspruch darauf, bei der Aufnahme der Nachlassgegenstände einbezogen zu werden und anwesend zusein. Er kann auch verlangen, dass ein Notar das Nachlassverzeichnis erstellt.

6. wie solle in Nachlassverzeichnis aussehen, was gehört hinein und wo bekomme ich ein Nachlassverzeichnis?

Allen Nachlassverzeichnissen ist gemein, dass sie eine Aufstellung der Vermögensgegenstände sowie Schulden und Verbindlichkeiten des/der Verstorbenen enthalten. Je nach Anlass und Zweck des Nachlassverzeichnisses sind darüber hinaus weitergehende Angaben zu machen.

Wenn ein Nachlassverzeichnis auf Verlangen einer Behörde (z.B. eines Finanzamts) oder des Nachlassgerichts (z.B. für den Erbschein) zu erstellen ist, werden den Erben in der Regel amtliche Vordrucke zur Verfügung gestellt. Amtliche Vordrucke für die Erbschaftssteuererklärung finden Sie z.B. auf den Seiten der Stadt Berlin.

Die Nachlassgerichte arbeiten je nach Bundesland mit unterschiedlichen Vordrucken (ein Beispiel finden Sie auf den Seiten des sächsischen Justizministeriums). Häufig werden die Erben gebeten, in das eigentliche Nachlassverzeichnis nur zusammengefasste Werte, also Summen, für Gruppen von Vermögensgegenständen aufzunehmen und die Einzelgegenstände dann im Anhang gesondert aufzuführen.

Der Erblotse hat ein universelles Nachlassverzeichnis entwickelt, in das die einzelnen Werte eingegeben werden können. Die Daten aus dem von Ihnen erstellten Nachlassverzeichnis können Sie für weitere Nachlassverzeichnisse übernehmen und anpassen.

7. welche Fristen gelten für ein Nachlassverzeichnis?

Wer durch denTodesfall etwas erwirbt (z.B. Erbe, Vermächtnisnehmer) ist binnen einer Frist von drei Monaten nach erlangter Kenntnis von der Erbschaft verpflichtet, diesen dem zuständigen Erbschaftssteuerfinanzamt schriftlich anzuzeigen. Die Erwerber müssen eine Erbschaftsteuererklärung auf amtlichem Vordruck nur dann abgeben, wenn das Finanzamt sie hierzu auffordert. Das Finanzamt muss Ihnen mindestens einen Monat Zeit geben, um die Erbschaftssteuererklärung einzureichen.

Ist ein Nachlassverzeichnis bei einem Gericht einzureichen, sind die durch das Gericht gesetzten Fristen entscheidend und zu beachten.

Verlangt ein Berechtigter (z.B.Pflichtteilsberechtigter) die Erstellung eines Nachlassverzeichnisses, so gibt es hier keine gesetzliche Frist zur Erstellung und Abgabe. Wird das berechtigte Auskunftsverlangen aber nicht in angemessener Zeit erfüllt, kann der Auskunftsberechtigte aber ggf. einen Notar mit der Erstellung beauftragen oder den Rechtsweg beschreiten.

8. welche kosten fallen für ein nachlassverzeichnis an?

Das privat von Erben erstellteNachlassverzeichnis löst naturgemäß keine Kosten aus. Kosten fallen nur an, wenn hierfür die Hilfe z.B. eines Rechtsanwalts oder Steuerberaters in Anspruch genommen wird oder eine Behörde oder ein Notar das Nachlassverzeichnis erstellt.
Wird im Erbscheinsverfahren (d.h. beim Antrag auf Erteilung eines Erbscheins) ein Notar von den Erben hinzugezogen, so fällt keine separate Gebühr für die Erstellung des Nachlassverzeichnisses an. Die Erstellung des Nachlassverzeichnisses ist in diesem Fall ein Bestandteil der Rechnung des Notars für das Erbscheinsverfahren.


9. welche rolle spielt das nachlassgericht bei meinem erbfall?

Das Nachlassgericht ist u.a. für Nachlasssachen zuständig. Zu den Aufgaben des Nachlassgerichts gehört auch die Eröffnung von Testamenten und Erbverträgen. Testamente und Erbverträge bezeichnet man auch als letztwillige Verfügung. Hat der/die Verstorbene seine letztwillige Verfügung in amtliche Verwahrung z.B. bei einem Notar gegeben, wird dies dem Standesamt des Geburtsorts des/der Verstorbenen mitgeteilt und die letztwillige Verfügung wird im Zentralen Testamentsregister registriert. Wird im Todesfall das Standesamt informiert, z.B. durch den Bestatter, so ist in diesem Fall gewährleistet, dass das zuständige Nachlassgericht informiert wird. Das Nachlassgericht informiert dann auch die Erben.

Wenn sich das Testament nicht schon in amtlicher Verwahrung, z.B. bei einem Notar befindet, ist es beimNachlassgericht abzuliefern. Wird das Testament nicht abgeliefert und erfährt das Gericht auch sonst nichts vom Todesfall, kann es die Erben nicht bestimmen und informieren. Es ist deshalb ratsam, dass diejenigen, die ein Recht am Nachlass geltend machen wollen, das Nachlassgericht über den Todesfall informieren.

10. wie regeln mehrere Erben den nachlass?

Mehrere Erben bilden eine sogenannte  Erbengemeinschaft. Der Nachlass, d.h. das Erbe steht ihnen gemeinsam zu. Das  gilt in der Regel auch für die Vermögensgegenstände, die zum Nachlass gehören: Sie stehen den Erben gemeinsam zu, kein Erbe hat Anspruch auf oder  an einem einzelnen Gegenstand des Nachlasses.

Die Erbengemeinschaft ist ihrer Natur  nach auf Auflösung und Auseinandersetzung der Erben gerichtet, d.h. die Erben  verwalten den Nachlass so lange gemeinsam, bis sie sich auf dessen Verteilung  geeinigt haben. Ist ein Testamentsvollstrecker für den Nachlass bestellt,  steht ihm die Verwaltungs- und Verfügungsbefugnis zu, er hat die Aufgabe, die  Verteilung unter den Erben zu bewirken.

Bei der Verteilung sind die Anordnungen des/der Verstorbenen zu beachten. Können sich die Erben nicht auf eine  Verteilung einigen, stehen ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

  • Ein  einzelner Erbe kann ein Vermittlungsverfahren vor dem Nachlassgericht  beantragen. Das Gericht darf hier aber nur vermitteln, nicht über die  Verteilung entscheiden.
  • Ein  einzelner Erbe kann auch einen Auseinandersetzungsplan erstellen, der alle  bindenden Teilungsregeln berücksichtigt, und auf planmäßige  Auseinandersetzung klagen.